4562 sayılı Organize Sanayi Bölgeleri Kanunu’nda daha önceden yer almamakla ve OSB’ler tarafından tutulacak defterler hususunda açık bir yasal düzenleme bulunmamakla birlikte, 18/6/2017 tarihli ve 7033 sayılı Yasa’nın 56’ncı maddesi ile 4562 sayılı Kanun’un 25’inci maddesinin son fıkrasına “OSB’lerde tutulacak defterler ve genel kurul toplantılarında görevlendirilecek Bakanlık temsilcisi konularında OSB mevzuatında hüküm bulunmayan hâllerde 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun anonim şirketlere ilişkin hükümleri uygulanır” hükmü eklenmiştir. Bu hüküm ile organize sanayi bölgesi (OSB) tarafından tutulacak defterler konusunda, OSB mevzuatında hüküm bulunmayan hâllerde, 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun anonim şirketlere ilişkin hükümlerine yollamada bulunulmuştur.
4562 sayılı Organize Sanayi Bölgeleri Kanunu’nda, anılan hüküm haricinde OSB tarafından tutulacak defterlere dair başka bir düzenleme yer almamaktadır. Organize Sanayi Bölgeleri Uygulama Yönetmeliği’nin 53’üncü maddesinin ikinci fıkrasında ise “OSB hesapları, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda belirtilen tutulması zorunlu defterlerde tek düzen muhasebe sistemi esaslarına göre tutulur ve izlenir”, 97’nci maddesinin ikinci fıkrasında da “OSB Üst Kuruluşunda, 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda yazılı defterler tutulur. Bakanlık, yayımlayacağı tebliğler ile tutulacak defterlerle kullanılacak belgelere ve bunların düzenlenme esas ve şekillerine ilişkin zorunluluklar getirebilir” hükümlerine yer verilmekte, tutulacak ticari defterlere, kayıt kurallarına, defter onaylarına dair herhangi bir usul ve esastan bahsedilmemektedir.
Böylece, OSB mevzuatında bu hususta hüküm bulunmadığından dolayı, OSB’lerin 7033 sayılı Kanun’un yayımlandığı 1 Temmuz 2017 tarihinden itibaren defter tutma, saklama ve onaylatma yükümlülükleri hakkında 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (TTK)’nun anonim şirketlere ilişkin hükümlerinin uygulanması yasal bir zorunluluk hüviyeti kazanmıştır.
TTK’da defter tutma yükümü anonim şirket özelinde ele alınmamış, tacir boyutuyla düzenlenip hükme bağlanmıştır. TTK, bir uygulama hükmü olduğu için “fiziki ortamda veya elektronik ortamda tutulan ticari defterlerin nasıl tutulacağının, defterlere kayıt zamanının, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ile esaslarının” mülga Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılacak bir tebliğle belirlenmesini öngörmüştür. Mülga Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığı da kendilerine tanınan bu yetkiye istinaden gerçek ve tüzel kişi tacirler tarafından fiziki veya elektronik ortamda tutulacak ticari defterlerin nasıl tutulacağını, defterlerin kayıt zamanını, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esaslarını 19 Aralık 2012 tarihli ve 28502 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ ile belirlemişlerdir.
Bu bağlamda, organize sanayi bölgeleri, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’de öngörülen defter tutma, onaylatma, ticari defter ve belgeleri saklama yükümlülüklerine uymak zorundadırlar. OSB tarafından defterlerin hiç veya kanuna aykırı surette tutulması, açılış ve kapanış onaylarının yaptırılmaması adlî ve idarî para cezalarını gerektirebileceği gibi, bu defterlerde bulunan kayıtların aleyhe delil olmasına da yol açabilir.
İşte bu yazımızda, organize sanayi bölgelerinin defter tutma, onaylatma ve saklama yükümlülükleri ile anılan yükümlere aykırı davranmaları halinde uygulanacak cezalar ele alınacaktır.
OSB’ler tarafından tutulacak defterler ve defter tutma kuralları OSB Kanunu’nun 25’inci maddesinin son fıkrası ile yapılan yollama gereği, her bir OSB; Yevmiye defteri, Envanter defteri, Defteri kebir, Yönetim kurulu karar defteri, Genel kurul toplantı ve müzakere defteri, Pay defteri tutmakla yükümlüdür.
OSB’lerde anonim şirkettekine benzer bir pay söz konusu olmadığından, TDİT’de anonim şirket için öngörülen “pay defteri”ni genel kurul aşamasına kadar bu adla kullanıp genel kurula geçildikten sonra “katılımcılar defteri” olarak; yine, OSB’de genel kurul aşamasına gelinceye kadar müteşebbis heyet faaliyet gösterdiğinden, genel kurul toplantı ve müzakere defterini, genel kurul aşamasına kadar “müteşebbis heyet toplantı ve müzakere defteri” olarak adlandırmak daha uygun olacaktır.
Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yapılır.
Bir başka deyişle, sayılan defterlerin açılış onayları hesap dönemi takvim yılı olan tacirler için bir önceki yılın en geç 31 Aralık tarihine kadar yaptırılır. Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile yönetim kurulu karar defteri zorunlu olarak her hesap dönemi için açılış onayına tabi tutulur. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinde yeterli yaprak varsa, yani bu defterler eğer dolmamış ise, izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırmaksızın kullanılabilirler. Kapanış onayı ise, sadece yevmiye defteri ve yönetim kurulu karar defteri için söz konusudur.
OSB tarafından fiziki ortamda tutulan yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının (Haziran ayının) sonuna kadar; yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı da izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar notere yaptırılır. Ancak, TTK, ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması halinde kapanış onayının aranmayacağını hükme bağladığından; yevmiye defteri ile defteri kebirin elektronik ortamda tutulması halinde, bu defterlere açılış ve kapanış onayı yaptırılması gerekmez.
OSB tarafından defterlerin tutulmasında TTK’nın “defterlerin tutulması” kenar başlıklı 65’inci maddesinde ve Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’de belirtilen kurallara uyulması gerekir. Bu kurallar şöyledir:
– Ticari defterler ve gerekli diğer kayıtlar Türkçe tutulmak zorundadır. – Ticari defterlerde ve kayıtlarda kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullanıldığı takdirde, bunların anlamlarının açıkça belirtilmesidir. Defterlere yazımların ve diğer gerekli kayıtların, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılmasıdır. Bu kural gereği, defterlerde kayıtlar arasında boşluk bırakılamaz ve satır atlanamaz. Ciltli defterlerde, defter sayfaları ciltten koparılamaz. Tasdikli müteharrik yapraklarda bu yaprakların sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz.
– Kayıt edilecek işlemlerin, işin hacmine ve gereğine uygun olarak muhasebenin intizam ve vuzuhunu bozmayacak bir zaman zarfında kaydedilmesidir. Kayıtlar on günden fazla geciktirilemez. Kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan mazbut vesikalara dayanarak yürüten işletmelerde, işlemlerin bunlara kaydedilmesi, deftere işlenmesi hükmündedir. Ancak bu kayıtlar dahi defterlere 45 günden daha geç intikal ettirilemez.
– Defterdeki bir yazım veya kaydın, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilememesi ve değiştirilememesidir. Kayıt sırasında mı yoksa daha sonra mı yapıldığı anlaşılmayan değiştirmeler yasaya göre yasaktır.
TTK’nın 82’nci maddesi uyarınca, OSB’ler; ticarî defterlerini, envanterlerini, açılış bilânçolarını, ara bilânçolarını, finansal tablolarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerini; alınan ticarî mektupları; gönderilen ticarî mektupların suretlerini; ticarî defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeleri, sınıflandırılmış bir şekilde on yıl saklamak zorundadırlar. On yıllık saklama süresi, ticarî defterlere son kaydın yapıldığı, envanterin çıkarıldığı, ara bilânçonun düzenlendiği yılsonu finansal tablolarının hazırlandığı, ticarî yazışmaların yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar.
TTK’nın 562’nci maddesinin altıncı fıkrası uyarınca, ticari defterinin mevcut olmaması veya hiçbir kayıt içermemesi hallerinde, sorumlular 300 günden az olmamak üzere adlî para cezasıyla cezalandırılırlar. Bu hüküm uyarınca, OSB tarafından tutulması zorunlu olan defterlerin mevcut olmaması veya hiçbir kayıt içermemesi hallerinde, sorumlular (defter tutma yükümü yönetim kuruluna ait olduğundan yönetim kurulu üyeleri), 6.000 TL’den 73.000 TL’ye kadar adlî para cezası ile cezalandırılırlar.
TTK’nın 562’nci maddesinin altıncı fıkrasına göre, OSB tarafından tutulması zorunlu olan defterlerin on yıl boyunca saklanmaması halinde de 300 günden az olmamak üzere (6.000 TL’den 73.000 TL’ye kadar) adlî para cezası uygulanır.
TTK’nın 562’nci maddesinin birinci fıkrasının (b), (c) ve (d) bentlerine göre, ticari defterlerin açılış ve kapanış onaylarını yaptırmayan, ticari belgelerini saklamayan ve defter tutma kurallarına uymayan OSB’lere ise 4.000 TL idari para cezası verilir.
Ancak, anılan idari para cezası tutarı TTK’da yer aldığı şekliyle belirtilmiştir ve 2012 yılı için söz konusudur. 5326 sayılı Kabahatler Kanunu’nun 17’nci maddesinin yedinci fıkrasında “İdarî para cezaları her takvim yılı başından geçerli olmak üzere o yıl için 4.1.1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun mükerrer 298’inci maddesi hükümleri uyarınca tespit ve ilân edilen yeniden değerleme oranında artırılarak uygulanır. Bu suretle idarî para cezasının hesabında bir Türk Lirasının küsuru dikkate alınmaz. Bu fıkra hükmü, nispi nitelikteki idarî para cezaları açısından uygulanmaz” denilmiştir. Bahsi geçen idarî para cezası 2020 yılı için 9.387 TL olarak uygulanır.
Diğer yandan, TTK’nın 562’nci maddesinin 14’üncü fıkrasında “Bu Kanun’da tanımlanan kabahatlerden birinin idari yaptırım kararı verilinceye kadar birden çok işlenmesi hâlinde, ilgili gerçek veya tüzel kişiye bir idari para cezası verilir ve ilgili hükme göre verilecek ceza iki kat artırılır. Ancak, bu kabahatin işlenmesi suretiyle bir menfaat temin edilmesi veya zarara sebebiyet verilmesi hâlinde verilecek idari para cezasının miktarı bu menfaat veya zararın üç katından az olamaz” hükmüne yer verilmiştir.
Örneğin, (A) OSB’nin 2018 ve 2019 yıllarına ait yönetim kurulu karar defterinin kapanış onaylarının yaptırılmamış olduğu tespit edildiği takdirde, uygulanacak İPC’nin hesaplanmasında, 2020 yılı için geçerli temel ceza tutarı olan 9.387 TL’ye, temel cezanın iki katı olan 18.774 TL ilave edilir ve ağırlaştırılmış idarî para cezasının tutarı 28.161 TL olarak hesaplanıp uygulanır. Anılan kabahat birden fazla yıla yaygın olsa da her yılın rakamı yerine kabahatin en son işlendiği tarih olarak 2020 yılı esas alınır ve ağırlaştırılmış idarî para cezasının hesabında kabahatin en son işlendiği yıl olan 2020 yılının idarî para cezası miktarı uygulanır.
Söz konusu yüklü miktardaki adlî ve idarî para cezalarına muhatap olmamak için, OSB yöneticilerinin ve çalışanlarının, defter tutma, saklama ve onaylatma yükümlülüklerine uymaları gerekir[1].
* Bu çalışmada belirtilen görüşler yazarına ait olup, çalıştığı Kurumunu bağlamaz. [1] Konuyla ilgili daha detaylı bilgi için Lebib Yalkın Dergisi’nin Ocak 2020 sayısında yayımlanan “Organize Sanayi Bölgelerinde Defter Tutma Yükümlülüğü ve Sorumluluğu” adlı makalemize bakabilirsiniz.